شاید استفاده علمی از روش های مدیریت کارهای روزانه چندان در کشور ما جدی نباشد، اما به جرات می توان گفت که این کار یکی از بلندترین قدم های موفقیت فردی و اجتماعی هرکدام از ما خواهد بود. همه با لیست های کاری آشنا هستیم. به نظر زیاد مهم نمی آیند. همان تکه کاغذی که کارهای روزانه مان را روی آن می نویسیم تا آنها را انجام دهیم یا یک لیست خرید ساده.

 بعضی ها کارهایشان را در کامپیوتر یا موبایل می نویسند یا حتی از نرم افزارهای مخصوص این لیست ها استفاده می کنند. به هر حال اگر از مشتریان دائمی استفاده از تو-دو (to-do) لیست ها باشید, می دانید که تیک زدن یک کار انجام شده و حذف آن از لیست چه لذتی دارد. انجام شد! تمام شد! اتمام ماموریت! یک لیست «کار» (to-do) می تواند راهنمای قدرتمندی برای به نتیجه رساندن کارهای تان باشد، و یا اینکه تبدیل به یک بمب ساعتی گنده از «کارهای انجام نشده» بشود که هر لحظه ممکن است با انفجار خود تشت بی کفایتی شما را به زیر افکند.
درباره لیست «کارهایتان»، همانند دستورات رئیس درونی تان به دستیار درونی تان نگاه کنید که در هر شرایطی باید انجام شوند. همانند یک برنامه کامپیوتری، اگر دستورالعمل ها واضح، اختصاصی و ساده باشند، شما برنده می شوید. در غیر این صورت، تنها چیزی که نصیب تان می گردد، ترس و تعویق کارها و بیزاری از خود است. پس بهتر است به این نکات در ادامه مطلب در خصوص شیوه نوشتن لیست «کارها» توجه داشته باشید، تا به راحتی همه کارها را به سرانجام برسانید و این ستون غول آسا را در هم شکنید.
شما رئیس خودتان هستید
در تمام مدت روز کاری، شما در یکی از این دو حال هستید: حالت فکر کردن (در نقش رئیس) و حالت فعالیت (در نقش دستیار اجرا کننده کار) . هنگامی که یک پروژه یا کار جدید برای تان پیش می آید، فعالیت ها برای شکل دادن به نحوه انجام کار و مرتب سازی مغز برای آن شروع می شوند. در این مرحله شما در نقش متفکر/رئیس هستید که باید کارها را تقسیم بندی و دستورات را صادر نماید. لیست «کارهای» شما مجموعه ای از این دستورات است، که دستیار درونی تان به سراغ تک تک آنها رفته و انجام شان می دهد.

خب، هنگامی که کلاه ریاست را به سر می گذارید، وقت نوشتن دستورالعمل ها است. این دستورات باید به گونه ای نوشته شوند که دستیار درونی تان به هیچ وجه به آنها فکر نکند و فقط انجام شان دهد. مایکل بافینگتون می گوید: کارها و وظایف هایت را به گونه ای بنویس که همانند یک روبات قادر به انجام شان باشی.
چگونه کارها را مرتب کنید
چگونه لیست «کارهایتان» تان را قابل استفاده می سازید؟ قبل از اضافه کردن هر کاری به لیست، ابتدا درباره تمامی جوانب آن خوب بیاندیشید. برای انجام بهتر این کار می توانید از این دستورات راهنما استفاده کنید.

آن را در هم بشکنید: بهترین راه برای پرهیز از تبدیل یک کارها و وظایف به مرداب، این است که از آن یک موج هیولا گونه بسازید. سیستم بهره وری Getting Things Done پروژه ها را کاملا متفاوت و جدا از کارها و وظایفها تعریف می کند: هر پروژه شامل چندین زیرشاخه کاری مجزا است. این یک تفاوت بسیار مهم است که باید به آن توجه شود. لیست «کارهای» شما، لیست پروژه های تان نیست. هرگز یک کارها و وظایف را که نیازمند انجام چند کار جداگانه است به لیست تان اضافه نکنید (مانند: تمیز کردن دفتر کار). اینگونه کارها را به اجزاء کوچکتر تقسیم کنید، مقابله با کارها و وظایف مثل «پاکسازی کمد»، «پاره کردن کاغذ های قدیمی» و یا «بسته بندی کتاب های بدرد نخور برای کتابخانه محل» بسیار راحت تر است. زیرا وقتی رئیس می گوید دفتر کار را مرتب کن، دستیار بیچاره چنان سردرگم می شود که به هیچ جا نخواهد رسید!

برای تحرک پروژه از روش کار بعدی استفاده کنید: اگر کارها و وظایفتان شامل چندین کار مجزا باشد، پس شما با یک پروژه طرفید. تنها کار بعدی را به لیست «برای انجام» تان اضافه کنید. هنگامی که کار انجام شد، دوباره به لیست پروژه تان مراجع کنید و کارها و وظایف بعدی را به لیست «برای انجام» تان اضافه کنید. در هر لحظه لیست «کارهایتان» فقط باید شامل یک کار منطقی از کارها و وظایفهای پروژه تان باشد. روش درست این است: تنها یک کار یک مرحله ای در هر مرحله انجام گردد.

از افعال خاص و فعال استفاده کنید: هنگامی که می خواهید کاری را بر عهده خودتان بگذارید، آن را به شکل یک دستور در آورید. گزینه ای مانند «تماس با بانک» به شما نمی گوید که چه کاری باید انجام دهید. کارهای اختصاصی خودتان را در لیست «کارها» ثبت کنید. مانند «به بانک زنگ بزن و تاریخ باز پرداخت وام را کنترل کن». توجه داشته باشید که از عبارت تماس بگیر استفاده نکردیم، زیرا این عبارت می تواند به معنای تلفن زدن، ارسال ایمیل یا فرستادن پیام کوتاه باشد. اگر شما راه را بر روی هرگونه تفکر و نتیجه گیری در خصوص کارها و وظایفها ببندید و آنها را تنها به کارهایی برای انجام تبدیل کنید، فعل هایتان تا حد ممکن خاص خواهند شد. به معنای واقعی کلمه خودتان را یک دستیار در روز اول کار جدید تصور کنید.

لیست تان کوتاه باشد: همانگونه که هیچ کس دوست ندارد که با یک صندوق پست الکترونیک با ۲۳۸۶ نامه طرف باشد، هیچ کس دوست ندارد که یک لیست «کارهای» بی سرو ته را در دست بگیرد. این لیست همانند یک تونل که هیچ نوری در انتهایش قابل مشاهده نیست، مایوس کننده و درهم شکننده است. مثلا لیست تان را فقط به ۲۰ مورد محدود کنید. خیلی کوچک به نظر می رسد؟ توجه داشته باشید که لیست «برای انجام» تان انبار جزئیات پروژه های تان یا محلی برای یادداشت آرزوها و کارهایی که می خواهید یک زمانی انجام دهید، نیست. بلکه لیستی از کارها و وظایفهایی است که باید در آینده نزدیک (مثلا ۲ هفته آینده) به انجام برسند. لطفا پروژه ها و کارهای روزی روزگاری تان را در محل دیگری یادداشت کنید. لیست شما باید فقط شامل تعهداتی باشد که نیاز به تصمیم گیری ندارند و انجام شان بسیار ضروری است.

تحرک داشته باشید: لیست «کارهایتان» باید هر روز تغییر کند. هر روز چند کارها و وظایف آن تیک «انجام شد» می خورند و چند کارها و وظایف جدید هم به آن اضافه می شود. به خاطر داشته باشید لیست شما یک نوشته کاری هر روزه است، نه یک برگه نمایشی، برای اینکه بگویید: ببین من چقدر با برنامه ام!

اولویت: هنگامی که لیست «برای انجام» شما مثلا شامل ۲۰ مورد است، در واقعیت شما هر روز فقط موفق به انجام ۲ تا ۳ مورد می شوید (البته اگر لیست تان شامل این موارد باشد قضیه فرق می کند: بیدار شدن، دوش گرفتن، قهوه درست کردن، به سر کار رفتن و ...). پس دقت کنید این کارها، مهم ترین موارد لیست شما باشند. جدا از اینکه چه ابزار و نرم افزاری برای پیگیری کارهایتان استفاده می کنید، لیست را به گونه ای مرتب کنید که مهمترین کارها در یک نگاه به چشم بیایند.

پاکسازی: همانگونه که باید بتوانید به راحتی کارهای با درجه اهمیت بالا را در لیست «برای انجام» تان بیابید، به همان راحتی باید کارهایی را که قدیمی تراند پیدا کنید. کارهایی که مدت زیادی در لیست باقی بمانند، ممکن است برای همیشه گرفتار انسداد ذهنی شما شوند، برای جلوگیری از این کار باید آنها را دوباره نویسی کنید و یا حتی به کارهای کوچک تر خرد کنید. شاید هم بعد از مدتی نیاز به انجام شان نباشد. ممکن است حذف یک گزینه از لیست «برای انجام» تان حتی از انجام آن هم بهتر باشد، زیرا شما نیروی تان را برای کار مهم تری ذخیره می کنید.

کارهای انجام شده را ثبت کنید: مانند هر دستیار خوبی، شما هم می خواهید به رئیس تان نشان دهید که دقیقا چه میزان کار را انجام داده اید. کارهای انجام شده تان را هم یک گوشه ای کنار هم بچینید، تا بعضی وقت ها با مراجعه به آنها برای بهره وری بالای تان جشن بگیرید! همچنین لیست کارهای انجام شده بهترین شاخص برای تعیین میزان کارکرد لیست «کارهایتان» است: آیا بیش از ۲ روز را بدون انجام کاری گذرانده اید؟ وقت آن رسیده که لیست کارها را بازسازی کنید و دوباره شروع به تمرین کنید.

کار نیکو کردن از پر کردن است
ممکن است اینگونه به نظر بیاید که این همه نوشتن و مراحل مختلف برای انجام یک کار ساده، وقت تلف کردن است. اما ۹۰ درصد انجام هر کاری برنامه ریزی برای انجام آن است و این مورد حتی درباره کارها و وظایفهای بی اهمیت هم صادق است. مانند هر عادت خوبی، کار نیکو کردن از پر کردن است. هر چه بیشتر هنر ایجاد لیست های «کاری» کاربردی تر را تمرین کنید، این کار برای تان آسان تر و سریعتر خواهد شد و در زمان معین تعداد بیشتری از کارهای تان را می توانید به سرانجام برسانید.
در پناه خدا

منبع : سایت نارنجی - http://www.narenji.ir

معرفی و ارسال : محمد ملازینل